/** ong.gestao: 11.0 **/

** Topico: I/VOLUNTARIOS: Manual de Gerenciamento. **



** Escrito em  6:24 AM  Dec 23, 1996 por omar em ax:ong.gestao **


O "Manual de Gerenciamento de Voluntarios em ONGs-AIDS", 
publicado pelo GAPA-BA, aborda a questao de como 
inserir a mao de obra voluntaria de uma forma sistematica na 
organizacao, considerando-se sua importancia na sustentabilidade 
da entidade, tanto do ponto de vista economico como da 
perspectiva de ampliar a credibilidade do trabalho junto 'a 
sociedade.

Assim, o manual propoe um novo modelo administrativo, onde os 
voluntarios sao - assim como a mao de obra assalariada - 
gerenciados de acordo com os moldes da politica de recursos 
humanos, ou seja, recrutados, selecionados, treinados e 
supervisionados. Dessa forma, pretende-se quebrar com a visao de 
que os voluntarios sejam "pessoas que vieram ou estao para dar 
uma forca". O objetivo de se ter voluntarios devidamente 
treinados e inseridos na entidade passe a ser o de conseguir que 
eles adotem os aspectos de planejamento do trabalho, adequacao 
a linha institucional, criterios de avaliacao e monitoramento, 
etc. 

(Uma extensa resenha do Manual, feita por Cleyde Souza, esta' na 
resposta 1 a esse topico.  Solicitamos aos interessados que a 
leiam e discutam, aqui mesmo nessa conferencia.)


* GAPA-BA - Grupo de Apoio e Prevencao 'a AIDS
  Rua Manoel Dias Moraes, 25 - Jardim Apipema
  40.155-260 Salvador - BA
    Tel.: 071 - 245 1741
    Fax: 071 - 245 1587
    Email: ongapa@quasar.com.br
** Fim do texto de ax:ong.gestao **

/** ong.gestao: 11.1 **/
** Escrito em  6:27 AM  Dec 23, 1996 por omar em ax:ong.gestao **

Um dos problemas apontados da relacao entre organizacoes e 
voluntarios refere-se ao acolhimento indiscriminado por parte 
das organizacoes de todas as pessoas que oferecem seus servicos 
gratuitos, mesmo nao tendo onde e como inseri-las no trabalho, 
gerando, assim, expectativas nao correspondidas. A avaliacao que 
muitas ONGs fazem sobre os resultados obtidos com voluntarios e' 
igualmente pouco animadora. A inexistencia de uma politica 
institucional voltada para voluntarios estaria na raiz do 
descompasso que surge.

Ao inves de sugerir se abrir mao do trabalho voluntario, o GAPA-
BA enumera as inumeras vantagens deste tipo de colaborador para 
a entidade: tem credibilidade junto ao publico-alvo e junto aos 
doadores, uma vez que sua motivacao nao esta' ligada a 
interesses monetarios, tornando-se excelentes "relacoes 
publicas" para a entidade; uma vez que nao sao funcionarios, 
trabalham livres de pressoes e stress; sendo autonomos em 
relacao 'a entidade, podem atuar de forma mais critica; podem 
ter um perfil em termos de faixa etaria, raca, nivel social e 
educacional, etc. diferente do perfil dos funcionarios, 
contribuindo para uma maior diversidade e qualidade do trabalho; 
diversifica o perfil profissional, desempenhando funcoes que nao 
estao cobertas pelo quadro de pessoal da entidade. 

Para o GAPA-BA, nao basta acolher pessoas que se oferecem como 
voluntarios na organizacao, mas a sua incorporacao exige o 
planejamento minucioso de um programa especifico para 
voluntarios. O modelo de gerenciamento de voluntarios proposta 
pelo GAPA-BA sugere a estrategica de gerenciamento de voluntario 
similar ao gerenciamento da mao de obra remunerada, passando 
inclusive pelas etapas que um funcionario percorrem para a sua 
admissao como recrutamento, selecao, treinamento e 
acompanhamento. Isso exige uma pessoa para coordenar o setor, e 
que esteja envolvida com as atribuicoes de delinear as 
atividades funcionais assim como todas as atribuicoes 
relacionadas ao gerenciamento de pessoal. 

Sugere-se que entidades que estejam dispostas a gerenciar 
voluntarios devam inseri-los na estrutura organizacional de tal 
modo que devam ser mencionados nos documentos juridicos e 
regimentos, de forma a reafirmar a importancia e o espaco a ser 
ocupado pelo voluntario no corpo da instituicao. 
A partir dai, sugere-se a elaboracao de um Plano de Acao a 
partir da discussao sobre as diretrizes e objetivos da 
organizacao, da identificacao das necessidades organizacionais e 
do levantamento dos recursos disponiveis tanto na entidade como 
na comunidade.

Um dos pontos-chave de um programa de gerenciamento de 
voluntarios refere-se a pessoa de referencia do voluntario 
dentro da instituicao, de forma a que ele nao fique "sem rumo", 
sugerindo-se que haja um coordenador do programa de voluntarios, 
ao qual estes estejam subordinados. 

Um outro aspecto ressaltado refere-se 'a necessidade de 
descricoes por escrito das funcoes a serem executadas pelo 
voluntario. Essa descricao deve se dar anteriormente ao processo 
seletivo de forma a subsidiar a escolha do voluntario com o 
perfil adequado para as tarefas requeridas. Alem disso, ela vai 
subsidiar o treinamento necessario para o exercicio da funcao, 
definir as responsabilidades das partes envolvidas e servira 
para a avaliacao do trabalho realizado. 

Um outro ponto esta' relacionado 'a infra-estrutura a ser 
colocada a disposicao do voluntario para que ele possa 
desempenhar as suas tarefas: espaco adequado, mobiliario, 
equipamento e material necessario. A criacao deste espaco tem, 
alem de permitir o desempenho das funcoes, o papel de criar uma 
maior identificacao com o ambiente de trabalho. 

Por fim, uma outra questao diz respeito ao horario de trabalho, 
tendo sido uma das maiores criticas a voluntarios na entidade a 
alteracao de seus horarios sem a previa comunicacao, trazendo 
serias complicacoes para o trabalho. O estabelecimento de 
horarios a serem cumpridos, onde a possibilidade de 
remanejamento esteja aberta com comunicado previo define, desde 
o inicio, as bases do relacionamento do voluntario com a 
instituicao. 

Em relacao 'as estrategias de recrutamento, o GAPA-BA chama a 
atencao para o fato de que o recrutamento deve estar relacionado 
as necessidades da organizacao e as habilidades especificas 
que o candidato possua. Isso evita, ja de antemao, possiveis 
frustracoes futuras na medida em que se atende as expectativas 
tanto da entidade como do voluntario. Deve fazer parte tambem 
das estrategias de recrutamento uma politica de marketing para a 
divulgacao do servico - atraves de folders, cartazes, etc. - 
junto a possiveis fontes de pessoal voluntario como associacoes, 
empresas, escolas, igrejas e a propria comunidade. 

A selecao deve ser realizada de acordo com procedimentos tais 
como entrevistas, avaliacao de curriculo, etc. de forma a se 
poder fazer uma triagem de pessoas com o perfil profissional e 
de personalidade mais adequados as exigencias do trabalho e da 
entidade. O preenchimento de um formulario com dados sobre as 
caracteristicas pessoais, profissionais, experiencias anteriores 
de insercao em movimentos sociais e em atividades voluntarias 
servira de subsidio para a realizacao de entrevistas 
posteriormente. 

O treinamento para que os voluntarios selecionados iniciem suas 
atividades na entidade deve se dar tal qual para funcionarios 
que estao tambem iniciando. Um programa de treinamento deve, no 
entanto, deixar claro que ele esta' sendo direcionado para dois 
publicos especificos: para funcionarios (remunerados) e para 
voluntarios, que irao, no entanto, desempenhar funcoes 
igualmente relevantes para a entidade e, por isso mesmo, devem 
receber todo o treinamento necessario para o bom desempenho de 
suas funcoes. Isso ajuda na distensao de um ponto de tensoes e 
conflitos relativo a diferentes valoracoes entre o trabalho 
desempenhado pela pessoa que e' remunerada pelos seus servicos 
daqueles que desempenham determinadas tarefas gratuitamente. 

O manual aborda largamente a relacao entre funcionarios 
remunerados e voluntarios. Ele aponta para fontes de possiveis 
tensoes por parte dos funcionarios em relacao aos voluntarios, 
recomendando um treinamento especifico para funcionarios para se 
quebrar com estereotipos e resistencias relacionados ao trabalho 
voluntario. O treinamento de voluntarios tambem deve estar 
voltado para os aspectos de relacionamento interpessoal, alem de 
elucidar melhor os objetivos e as metas institucionais. A 
capacitacao tecnica devera' ser feita em um momento adequado ou 
em treinamentos periodicos. 

A supervisao deve ser vista como um canal para sugestoes, 
criticas, intercambios e feedback, de forma a que seja mantida 
uma relacao continua com os voluntarios. Ela envolve tarefas 
diversificadas, envolvendo reunioes regulares, entrevistas 
individuais, contatos por escrito, etc., instrumentos 
necessarios para a manutencao da comunicacao e do vinculo com os 
voluntarios. Os compromissos assumidos pela  instituicao para 
com os voluntarios deverao tambem ser observados.

A montagem de uma estrategia de valorizacao do trabalho 
voluntario e' um item considerado primordial pois garante uma 
constante motivacao para o bom desempenho do trabalho. Ele deve 
colocar em destaque os voluntarios merecedores de um 
reconhecimento especial. Para isso, os metodos de avaliacao 
devem ser capazes de auferir e avaliar o desempenho tecnico e 
pessoal. O reconhecimento pode se dar de diferentes formas: 
desde a emissao de certificados e fornecimento de cartas de 
referencia, quando solicitado, ate premiacoes e organizacao de 
festas e eventos. A utilizacao de voluntarios em tarefas de 
"mais responsabilidades" dentro da organizacao, tais como na 
avaliacao e planejamento de programas ou exercendo funcoes no 
treinamento e monitoramento de outros voluntarios, se constituem 
tambem em uma forma de reconhecimento pelo trabalho desenvolvido 
na entidade. Verificar constantemente a adequacao das tarefas 
desempenhadas pelo voluntario 'as suas habilidades e interesse 
significa manter um alto grau de motivacao capaz de manter o 
voluntario na entidade, minimizando o tao apavorante fantasma 
da evasao de voluntarios. (pag. 79).

O Manual traz ainda em anexo modelos de contrato para 
voluntarios, de termo de responsabilidade, ficha para a coleta 
de dados sobre os aspirantes a voluntarios e ficha para o 
levantamento das aptidoes dos candidatos. 

Partindo dos principios das politicas de Recursos Humanos em 
empresas privadas, o GAPA-BA oferece uma nova proposta de 
insercao de voluntarios na entidade. Mesmo para aqueles que nao 
concordem com a politica de RH empresarial proposta para o 
ambito das ONGs, o manual faz refletir sobre uma serie de 
questoes e problemas enfrentados pela maioria das organizacoes 
nao-governamentais que possuem voluntarios, tornando sua leitura 
imprescindivel.  
** Fim do texto de ax:ong.gestao **

             ONGs da Bahia                             ong.gestao                          Home Page Zumbi